Informativa sulla privacy

La presente informativa descrive come Smart Salon tratta i dati personali di chi usa i suoi servizi, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e della normativa italiana applicabile. Vale per il sito smartsalon.app, per l'app Smart Salon, per le app con il marchio dei singoli saloni realizzate e gestite da Smart Salon, per l'app Smart Salon Partner e per il gestionale web partner.smartsalon.app. Se lavori in un salone, nella sezione 11 trovi i dati che trattiamo su di te. Ti invitiamo a leggerla con attenzione prima di utilizzare il servizio.

Smart Salon è un servizio gestito da Coreform Limited (di seguito "Smart Salon", "noi"), società di diritto inglese registrata in Inghilterra e Galles con numero di registrazione 16633802 e sede legale in 14 Peridot House, 4 Woodlands Avenue, London W3 9DY, Regno Unito. Coreform Limited è il titolare del trattamento dei tuoi dati personali. Per qualsiasi questione relativa al trattamento puoi scriverci a privacy@smartsalon.app.

Le applicazioni mobili sono attualmente distribuite su Google Play tramite l'account sviluppatore di Discovertsy Limited e su App Store tramite quello di Origens Group LTD, per conto di Coreform Limited.

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di account e profilo: nome, cognome, indirizzo email e numero di telefono che fornisci in fase di registrazione o di aggiornamento del profilo e, se scegli di indicarle, la data di nascita e una foto profilo. Se accedi con Apple o con Google, riceviamo da loro il nome e l'indirizzo email del tuo account e, da Google, anche la foto del profilo, che diventa la tua foto finché non la cambi.
• Dati delle prenotazioni: salone scelto, servizi prenotati, professionista, data e ora, note che aggiungi alla prenotazione e lo storico di prenotazioni, modifiche e cancellazioni; le richieste in lista d'attesa, gli ordini di prodotti da ritirare in salone e i saloni che salvi tra i preferiti.
• Dati di pagamento: i pagamenti online, compresi Apple Pay e Google Pay, sono gestiti dal nostro fornitore Stripe. Non riceviamo né conserviamo i dati completi della tua carta; trattiamo solo i riferimenti necessari a gestire la prenotazione o l'ordine (esito, importo, identificativo della transazione).
• Recensioni e contenuti: le valutazioni e le recensioni che pubblichi dopo un appuntamento concluso. Nelle pagine del salone e dei suoi professionisti, sul sito e nelle app, accanto alla recensione compaiono il tuo nome e l'iniziale del cognome («Nome I.»); la foto profilo solo se scegli di mostrarla con la recensione.
• Posizione del dispositivo: nell'app Smart Salon e sul sito, se lo consenti, usiamo la posizione del dispositivo per mostrarti i saloni vicini e la loro distanza. La posizione arriva ai nostri server per la singola ricerca e non viene conservata. Le app con il marchio dei saloni non chiedono la posizione. Senza il tuo permesso stimiamo solo la zona dall'indirizzo IP (vedi la sezione 12).
• Notifiche: se attivi le notifiche, l'identificativo del dispositivo per le notifiche push, il sistema operativo, l'app da cui arriva, la sua versione e la sua lingua, per inviarti conferme, promemoria e aggiornamenti delle prenotazioni. Nelle app con il marchio di un salone ricevi anche le promozioni di quel salone, che puoi disattivare in Profilo › Notifiche › Promozioni.
• Dati tecnici e diagnostici: indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser registrati con ogni accesso al tuo account. Se un'app o il gestionale va in errore, ci arriva una segnalazione con modello del dispositivo, sistema operativo, versione dell'app, schermata in cui è successo, ultime azioni compiute (schermate aperte, tocchi, richieste ai nostri server) e identificativo del tuo account (nelle versioni precedenti delle app anche nome ed email). Sul sito e nelle app raccogliamo anche i dati degli strumenti di analisi descritti nella sezione 8.
• Apertura dell'app da un link: se apri dal sito il link di un salone e poi installi l'app, per aprirla direttamente su quel salone confrontiamo alcune caratteristiche tecniche registrate al clic (indirizzo IP, browser, modello e sistema del dispositivo, lingua, fuso orario e dimensioni dello schermo) con quelle della prima apertura dell'app.
• Passaggio dalla versione precedente dell'app del salone: se il tuo salone usava la versione precedente della sua app, al primo avvio l'app aggiornata trasferisce il tuo accesso e le prenotazioni registrate nella versione precedente. Per farlo legge l'accesso già presente sul telefono tramite Firebase Authentication di Google.
• Comunicazioni: il contenuto delle richieste che ci invii via email o tramite l'assistenza.

Trattiamo i tuoi dati per le seguenti finalità, ciascuna fondata su un'apposita base giuridica:

• Creazione e gestione dell'account, esecuzione delle prenotazioni e fornitura del servizio — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Gestione dei pagamenti e dei rimborsi — esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR).
• Adempimenti fiscali, contabili e di legge — obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
• Assistenza clienti e gestione delle richieste — esecuzione del contratto e legittimo interesse (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR).
• Sicurezza della piattaforma, prevenzione di frodi e abusi, moderazione delle recensioni — legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
• Analisi statistica e miglioramento del servizio — legittimo interesse o, per gli strumenti non strettamente necessari ove richiesto dalla legge, consenso (art. 6.1.f / 6.1.a GDPR).
• Invio di comunicazioni di marketing, se attivate — consenso, revocabile in qualsiasi momento (art. 6.1.a GDPR).

Per erogare il servizio condividiamo i dati strettamente necessari con i seguenti destinatari:

• Saloni e attività partner presso cui prenoti o ordini: ricevono nome, cognome, telefono, email, la foto profilo e la data di nascita se le hai indicate e i dettagli delle prenotazioni e degli ordini fatti presso di loro, e li trattano come titolari autonomi per la gestione dell'appuntamento. Nelle app con il loro marchio possono inviarti promozioni tramite Smart Salon.
• Stripe: gestione dei pagamenti, compresi Apple Pay e Google Pay (Stripe Payments Europe, Ltd. e società del gruppo).
• Sentry: segnalazioni di errore e misure di prestazione delle app e del gestionale web.
• Expo: invio delle notifiche push e distribuzione degli aggiornamenti delle app. Riceve l'identificativo del dispositivo per le notifiche, il testo delle notifiche, l'indirizzo IP e dati tecnici del dispositivo.
• Apple e Google: consegnano le notifiche ai telefoni (Apple Push Notification service su iPhone, Firebase Cloud Messaging su Android) e forniscono le mappe delle app (Apple Maps su iPhone, Google Maps su Android). Ricevono anche i dati necessari quando scegli di accedere con il loro account o di pagare con Apple Pay o Google Pay. Google fornisce inoltre Firebase Authentication per il passaggio dalla versione precedente delle app dei saloni (sezione 2).
• Resend: invio delle email di servizio, come i codici di accesso, le conferme del cambio di email, gli inviti al team del salone e gli avvisi della lista d'attesa, e ricezione delle email che scrivi ai nostri indirizzi, come privacy@smartsalon.app.
• PostHog: analisi statistica dell'utilizzo del sito, dell'app Smart Salon Partner e delle versioni precedenti dell'app Smart Salon e delle app con il marchio dei saloni (sezioni 8 e 11), con elaborazione su server situati nell'Unione Europea.
• Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.): misura delle nostre campagne pubblicitarie, sul sito tramite il pixel di Meta (sezione 8) e per i saloni che si registrano o usano l'app Smart Salon Partner (sezione 11).
• Anthropic: il nostro personale può consultare i dati della piattaforma tramite l'assistente Claude, per l'assistenza e la gestione del servizio.
• Mapbox: mappa nelle pagine dei saloni sul sito; riceve l'indirizzo IP di chi la visualizza.
• Fornitori di hosting, infrastruttura cloud e servizi tecnici: agiscono come responsabili del trattamento per nostro conto. Sono Railway per i server e il database, Vercel per il sito e il gestionale web e un servizio di archiviazione cloud per le foto caricate.
• Autorità pubbliche e di vigilanza: quando previsto dalla legge o per tutelare i nostri diritti.

Non vendiamo i tuoi dati personali a terzi.

Poiché Coreform Limited ha sede nel Regno Unito, i tuoi dati personali sono trasferiti e trattati anche nel Regno Unito. Il Regno Unito è riconosciuto dalla Commissione Europea come paese che garantisce un livello di protezione adeguato (decisione di adeguatezza), che costituisce la base giuridica del trasferimento.

Per il resto privilegiamo fornitori che trattano i dati all'interno dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo. Alcuni dei destinatari della sezione 4 hanno sede o server negli Stati Uniti, tra cui Sentry, Expo, Apple, Google, Meta, Resend, Anthropic, Mapbox, Railway, Vercel e, per alcuni servizi, Stripe. Questi trasferimenti avvengono sulla base di garanzie adeguate previste dal GDPR: la decisione di adeguatezza sul Data Privacy Framework UE-USA per i fornitori che vi aderiscono, oppure le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea.

• Account e profilo: per tutta la durata del rapporto. Quando elimini l'account cancelliamo il profilo e i dati legati all'account (accessi, identificativi per le notifiche, preferiti, recensioni, richieste in lista d'attesa) e la foto profilo esce dal nostro archivio entro 8 giorni. Nelle schede cliente dei saloni cancelliamo nome, email, telefono e note. Le prenotazioni passate restano al salone con il tuo nome, senza telefono né email; gli ordini di prodotti e i pagamenti restano, non più collegati al tuo account. Se usi lo stesso account anche per lavorare in un salone con Smart Salon Partner, l'account resta per quel lavoro: chiudiamo gli accessi e svuotiamo le schede cliente come sopra, mentre profilo, foto, preferiti, recensioni, richieste in lista d'attesa e identificativi per le notifiche restano finché non elimini l'account anche da Smart Salon Partner. Conserviamo solo quanto necessario per adempiere a obblighi di legge.
• Prenotazioni, pagamenti e documenti fiscali: per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e civilistica (in genere fino a 10 anni).
• Accessi: ogni accesso resta valido fino a 180 giorni dall'ultimo utilizzo, oppure finché esci dall'account. Quando esci, o entro un giorno dalla scadenza, cancelliamo la sessione insieme all'indirizzo IP e al dispositivo registrati. I codici e i link di accesso inviati via email valgono al massimo 10 minuti e, scaduti, vengono cancellati entro un giorno.
• Posizione del dispositivo: non la conserviamo; serve solo alla ricerca in corso.
• Apertura dell'app da un link: le caratteristiche tecniche registrate al clic restano 6 ore.
• Foto non più in uso: le foto sostituite o rimosse vengono cancellate dall'archivio dopo 7 giorni.
• Segnalazioni di errore: Sentry le cancella al più tardi dopo 90 giorni.
• Statistiche d'uso del sito e delle app: PostHog le conserva per il periodo previsto dal piano del servizio (un anno nel piano gratuito, sette anni in quelli a pagamento). Su richiesta cancelliamo quelle legate al tuo account.
• Dati inviati a Meta: per i tempi indicati nell'informativa sulla privacy di Meta.
• Comunicazioni: per il tempo necessario a rispondere e a gestire il rapporto con te.

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR hai diritto di accedere ai tuoi dati, di chiederne la rettifica o la cancellazione, di limitarne od opporti al trattamento, di riceverli in un formato portabile e di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca. Per esercitare questi diritti scrivi a privacy@smartsalon.app. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento dalle impostazioni dell'app o seguendo le istruzioni nella pagina Eliminazione dell'account.

Sul sito usiamo:

• Cookie tecnici: necessari al funzionamento del servizio, come il cookie di sessione che mantiene l'accesso.
• PostHog: statistiche sulle pagine visitate e sulle interazioni; se hai fatto l'accesso, collega gli eventi al tuo account. Rispetta l'impostazione "Do Not Track" del browser.
• Pixel di Meta: misura l'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie registrando le pagine visitate insieme all'indirizzo IP, al browser e al cookie di Meta.
• Vercel Speed Insights: misura i tempi di caricamento delle pagine, senza cookie.

I cookie tecnici non richiedono consenso; per gli strumenti non strettamente necessari raccogliamo il consenso ove richiesto dalla normativa applicabile.

Le versioni aggiornate dell'app Smart Salon e di quelle con il marchio dei saloni non usano strumenti di statistica d'uso né strumenti pubblicitari: inviano a Sentry solo le segnalazioni di errore descritte nella sezione 2 e misure di prestazione (sezione 4). Le versioni precedenti, finché non le aggiorni, usano PostHog per le statistiche d'uso: registrano le schermate che apri, l'installazione e le aperture dell'app e alcune azioni (ricerche, prenotazioni, spostamenti e cancellazioni, ordini di prodotti, liste d'attesa, recensioni), con il salone interessato ma senza il testo che scrivi, insieme ai dati tecnici del dispositivo, e se hai fatto l'accesso le collegano al tuo account con identificativo, nome ed email. Per l'app Smart Salon Partner vedi la sezione 11.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate — tra cui la cifratura dei dati in transito e controlli di accesso — per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o distruzione.

Il servizio non è destinato a minori di 14 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori al di sotto di tale età senza il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale.

Questa sezione riguarda titolari, amministratori e collaboratori dei saloni che usano l'app Smart Salon Partner o il gestionale web partner.smartsalon.app. Per tutto il resto valgono le sezioni precedenti.

• Il tuo account: nome, cognome, email, telefono, foto profilo, data di nascita se la indichi, colore nel calendario, ruolo e qualifica, orari di lavoro, assenze e indisponibilità, servizi che svolgi, prenotazioni che ti sono assegnate, vendite che registri e le note che il titolare aggiunge alla tua scheda.
• L'attività: nome, indirizzo, contatti, foto, profili social e orari del salone. La ricerca dell'indirizzo passa dai nostri server a Google Places.
• I clienti del salone: le schede clienti, le note, le prenotazioni e le vendite che il team registra restano a disposizione del salone che le ha inserite. Le usiamo solo per far funzionare il servizio del salone e per l'assistenza.
• Pagamenti online: il titolare che li attiva crea un account Stripe (Stripe Connect) e fornisce a Stripe i dati richiesti per la verifica dell'identità e del conto. Precompiliamo nome, cognome, email, telefono e data di nascita del titolare, oppure nome e telefono dell'attività; Stripe ci comunica lo stato della verifica, i pagamenti e i versamenti.
• Registrazione di un salone: se inizi la registrazione sul sito, salviamo a ogni passaggio i dati inseriti (nome, cognome, email, telefono, nome e specializzazione del salone) e la provenienza della visita (parametri della campagna e pagina di provenienza), anche se non la completi, per poterti ricontattare. Quando la registrazione si conclude, sul sito o nell'app, per misurare le nostre campagne inviamo a Meta un evento con indirizzo IP, browser, eventuali cookie di Meta ed email e telefono del titolare trasformati con un hash SHA-256, che Meta confronta con i propri account.
• Statistiche e campagne nell'app Smart Salon Partner: PostHog registra l'uso dell'app (schermate ed eventi) e lo collega al tuo account con identificativo e ruolo (le versioni precedenti dell'app anche con nome ed email). L'SDK di Meta registra l'installazione e le aperture dell'app, la registrazione completata e l'apertura da un link di una campagna; su Android invia anche l'identificativo pubblicitario del dispositivo, che puoi reimpostare o eliminare dalle impostazioni di Android. Su iPhone la versione aggiornata dell'app non chiede il permesso di tracciamento e l'SDK di Meta non usa l'identificativo pubblicitario; le versioni precedenti lo chiedono e, solo se lo concedi, lo usano: puoi revocare il permesso in Impostazioni › Privacy e sicurezza › Tracciamento. Il gestionale web usa solo le segnalazioni di errore di Sentry.
• Notifiche: gli avvisi sulle prenotazioni arrivano come notifiche push tramite Expo, Apple e Google (sezione 4).
• Assistenza: per risolvere un problema il nostro personale può aprire il gestionale del salone con i permessi del titolare. L'accesso scade dopo un'ora e resta registrato.
• Conservazione: i dati del tuo account restano finché lo tieni. Se lo elimini, ti togliamo dal team del salone e dalle prenotazioni che ti erano assegnate, anche da quelle passate, e cancelliamo l'account, a meno che tu non lo usi anche come cliente: in quel caso resta per quell'uso. Il salone, con le sue schede clienti, prenotazioni e vendite, resta anche quando è il titolare a eliminare il proprio account. Vendite e pagamenti restano per il periodo richiesto dalla legge (sezione 6). I dati di una registrazione non completata non vengono cancellati in automatico: puoi chiederci di farlo in qualsiasi momento.

Quando non usiamo la posizione del dispositivo (sezione 2), per suggerirti i saloni più vicini possiamo stimare la tua zona approssimativa a partire dall'indirizzo IP, senza conservarla. Nelle app la stima è calcolata sui nostri server tramite un database locale, senza trasmettere il tuo indirizzo IP al fornitore del database; sul sito la calcola Vercel, che lo ospita.

Il database usato nelle app è fornito da DB-IP e utilizzato su licenza Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0).

Potremmo aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche normative o nuove funzionalità. Le modifiche rilevanti saranno comunicate via app o email e la data di "ultimo aggiornamento" in cima a questa pagina sarà aggiornata di conseguenza.

Per qualsiasi domanda sul trattamento dei tuoi dati personali puoi scriverci a privacy@smartsalon.app.